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一斉メールの注意(連絡事項などの伝達)

ライターさん(最終更新日時:2011/9/8)投稿日: アドバイス受付中!

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メールで一斉に連絡する事が多くなりました

メールは電話以上に連絡ツールとして多く利用されるようになりました。下手をすると電話以上の活用がされています。

既にメールはおもちゃでは無く重要なコミュニケーションツールである

インターネットがおもちゃや実験ツールとしてで無く現在は実生活に密着した道具です。 メールも電話や手紙と同じようにマナーがあります。これらをしっかりと守るのが良いです。

マナー以外にもテクニカルな問題も有り

メールは色々な端末で受信される可能性があります。 また、音声読み上げなどの機能でメールを読んでいる人もいます。このため、メールに使う文字などにも気を付ける必要があります。

実際の注意点

これから実際に一斉メールを送るときの注意点を書いていきます。

特殊文字(絵文字など)を使用しない

絵文字などの特殊文字を使わないことです。 これはマナーや礼儀では無く相手の端末で読めない可能性がある場合があります。 運が良ければその文字だけが読めなくなり、最悪メール全文が読めなくなる可能性があります。

mailmanner2.png

使うと危険がある文字は上記の例に示した文字です。

  • ケータイ絵文字
  • 丸数字、ローマ数字
  • 登録商標のマルRやTM、SMなど
  • 常用漢字でない漢字
  • 半角カナ、半角の円記号(環境によってはバックスラッシュになります)
です。 数字は漢数字やアラビア数字(1,2,3)を使い、常用漢字を使う用にして下さい。 記号などは極力使わない様にしましょう。

半角の円記号

半角の円記号はMacで表示されません。ヘビーなMacユーザーであれば脳内変換されますが、最近では初心者もMacを使っているのであてにできません。 円を使う場合は ¥100(全角文字)を使ったり 100円と使って下さい。 JPY100でも良いが逆に混乱を招く場合も有り。

絶対にBccで送ること

メールを同時に送る場合は必ずBccで送って下さい。 宛先やCCで送ると、全員に名簿がばれてしまいます。 これは絶対です。

mailmanner.png

これらを守れば、安心できます。 まずはここまでを覚えて下さい。


メールアドレスはBcc、普通の文字を使う


を心がけて下さい。

他の注意

不特定多数にメールを送る場合の注意点で守ったら良いことを書いていきます。

  • 深夜帯は避ける
    ケータイやスマホの様に受信したら即通知される端末だと睡眠中にも相手の音がなります。 この時間帯は避けて下さい。
  • タイトルだけで意味が分かるようにする
    「連絡事項」「緊急」「質問」だけのタイトルは避けて下さい。 連絡事項はメールなのだから不要です。 緊急であれば電話ですね。質問であれば、その前にどのような内容かを書いて下さい。後の章を参照して下さい。
  •  添付ファイルに本文を書かない
    添付ファイルに本文を書かないで下さい。 内容はメールのテキストを読めば分かるようにして下さい。

良いタイトル

以下に例を示します

  • 11月12日の掃除は実施します
  • 質問:テキストAの10ページ、部品Xのコード番号
  • 5月10日の朝礼は中止です
  • 5/10の朝礼は5/30に変更
 

悪いタイトル

  • 木曜日の掃除について
    いつの木曜か不明、掃除がどうなったか不明「11月12日(木)の掃除は中止」とする
  • 質問があります
    何の質問か書くこと、「部品Xのコード番号を教えて下さい」とする 

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